Pharmazeutische Gehaltskasse für Österreich

Die Pharmazeutische Gehaltskasse für Österreich (PGK) ist eine öffentliche Einrichtung für das gesamte Bundesgebiet mit Sitz in Wien. Sie arbeitet mit der Österreichischen Apothekerkammer (ÖAK) in einer Verwaltungsgemeinschaft.  

Die Pharmazeutische Gehaltskasse für Österreich ist stolz auf ihre Rolle als engagiertes soziales und wirtschaftliches Institut für alle österreichischen ApothekerInnen. Die Organisation legt Wert auf eine harmonische Partnerschaft zwischen Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertretern und sorgt für eine faire Behandlung in allen ihren Tätigkeitsbereichen. Mit der Kernaufgabe, soziale Sicherheit und organisatorische Entlastung zu bieten, ist der PGK ein wesentlicher Bestandteil der Unterstützung und des Dienstes an der Apothekerschaft. Durch die Einhaltung dieser Grundsätze ist sie eine Stütze, die ein Umfeld fördert, das Apothekerinnen und Apotheker stärkt und ihr Wohlergehen in allen Aspekten ihres Berufs fördert. ‍

Ziele

Effizienzsteigerung mit der Lösung für die digitale Transformation

Das Projekt zielte darauf ab, die Effizienz durch die digitale Transformation von Kommunikationsdiensten und manuellen Prozessen zu steigern. Dipbestehende Infrastruktur musste während der Projektlaufzeit aktualisiert und vollständig ersetzt werden. Es gab viele interne Prozesse mit Optimierungsbedarf, bspw. durch manuelle Aufgabenschritte, die optimiert werden mussten. 

Verbesserung der digitalen und visuellen Erfahrung

Die Website der Behörde musste verbessert werden, um die digitale und visuelle Erfahrung der Nutzer zu verbessern. Dazu sollte die Website neu gestaltet werden, wobei der Schwerpunkt auf atomaren Designprinzipien für iterative Verbesserungen liegen sollte.

Sicherheit und Kontrolle über den Mittelfluss

Ziel des Pharmazeutischen Gehaltsfonds war es, mehr Sicherheit und Kontrolle über die Geldströme zu schaffen. Um dieses Ziel zu erreichen, mussten verschiedene Prozesse gestrafft und automatisiert werden.

Herausforderungen

Das Projekt zur Entwicklung des Rekrutierungsportals war mit mehreren Herausforderungen verbunden, unter anderem:

Infrastruktur nicht mehr zeitgemü- Das Projekt begann mit einer Infrastruktur, die nicht mehr zeitgemü war, die während der Projektlaufzeit vollständig ersetzt werden musste.

Optimierungsbedürftige Prozesse - Die bestehenden Prozesse basierten in hohem Maße auf manueller Arbeit, was zu Verzögerungen und Fehlern führte.

Heterogene Benutzergruppen - Die Benutzergruppen waren in Bezug auf Alter, technische Affinität und Erfahrung sehr unterschiedlich, was die Entwicklung benutzerfreundlicher Lösungen für alle zu einer Herausforderung machte.

Hohe Komplexität - An dem Projekt waren zahlreiche Beteiligte und externe Partner beteiligt, die mit verwandten Systemen verbunden waren, was die Komplexität der Umsetzung erhöhte.

Sich ändernde Anforderungen - Die Anforderungen änderten sich im Laufe des Projekts, was durch die Anwendung der agilen Scrum-Methode effektiv gehandhabt wurde.

Bedürfnisse - Neben den heterogenen Nutzern der Pharmazeutische Gehaltskasse für Österreich, gibt es eine weitere Nutzergruppe der Wirtschaftstreuhnder. Bis zu 400 Wirtschaftstreuhnder arbeiten als Dienstleister der Apotheken, die sehr unterschiedliche Bedrfnisse fr den Zugriff auf Daten haben.

Dienstleistungen & Prozesse

Das Projekt konzentrierte sich auf die Optimierung, Zusammenführung, Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in drei verschiedenen Benutzergruppen, um die Ziele und Herausforderungen zu bewältigen. Der Ansatz umfasste Folgendes:

UX-Workshops und Anforderungsspezifikation - Mit der Pharmazeutischen Gehaltskasse für Österreich wurden User Experience-Workshops durchgeführt, um Erkenntnisse zu sammeln und spezifische Anforderungen zu definieren.

Atomic Design und Portalentwicklung - Es wurde eine atomare Designbibliothek erstellt, die als Leitfaden für die iterative visuelle neugestaltung des Behördenportals diente, um eine einheitliche und benut zerfreundliche User Experience.

Cloud-Infrastruktur und Cloud-natives Design - Das Projekt nutzte die Azure-Cloud-Infrastruktur und die Prinzipien des Cloud-nativen Designs, um eine einheitliche und robuste Plattform für effektive Prozesse zu schaffen.

Microservice-Integrationsplattform - Eine Microservice-Schicht wurde als Integrationsplattform implementiert, um verschiedene Datenquellen und Systeme nahtlos zusammenzuführen.

Technologien und Architektur für die digitale Transformation - Die Lösung wurde mit modernen Technologien wie React, Spring, Liferay, OpenAPI, OIDC, Kubernetes und Terraform erstellt, um ein zukunftssicheres und skalierbares Ergebnis zu gewährleisten.

Ausführung

Das Projekt umfasste über 1200 Beratertage und folgte dem Experience Driven Development (XDD)-Ansatz, der die folgenden Module umfasste: Strategie, Ideenfindung und Umsetzung. Verschiedene Rollen, darunter Projektmanager, Service-Designer, UX-Designer, UI-Designer, Cloud-Architekt, Software-Ingenieur und QA-Manager, wurden zugewiesen, um eine reibungslose Durchführung zu gewährleisten.

Einheitliches E-Service-Portal

Ein einheitliches E-Service-Portal bietet folgende Vorteile:

• Ein einheitlicher und digitalisierter Rekrutierungsprozess für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Pharmazeutische Gehaltskasse für Österreich reduziert den Aufwand und verbessert die Effizienz
• Einführung neuer Kommunikationsfunktionen zur Verbesserung der Einstellungsprozesse
• Einrichtung einer verwalteten Kundendatenbank zur Überwachung und Kontrolle der finanziellen Unterstützung
• Einführung eines Auftragszuweisungstools mit manuellen Eingriffsmöglichkeiten für eine schnellere Auftragsintegration

_{‍Verbesserter Austausch von regulatorischen Informationen}

Dieses Portal bietet außerdem Folgendes:

• Zentralisierter Austausch von behördlichen Dokumenten zwischen Mitgliederservice, Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Vereinfachung der Abfertigungsprozesse
• Zusammenlegung der Geschäftsprozesse zwischen Lohnfonds, Arbeitgebern und Arbeitnehmern zur Verringerung des Verwaltungsaufwands
• Eine flexible Benutzeroberfläche mit gut organisierten Übersichten für eine erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Aufgaben
• Entkopplung der Komplexität, die durch mehrere verbundene Systeme verursacht wird, und Gewährleistung eines robusten und sicheren Betriebs

"Der digitalisierte Rekrutierungsprozess und der zentralisierte Austausch behördlicher Dokumente vereinfachen die Genehmigungsprozesse und reduzieren den Verwaltungsaufwand, was einen robusten und sicheren Betrieb gewährleistet."

- Christian Plattner, Leiter der Abteilung Service

Flexibles Selbstbedienungszentrum

Schließlich bietet ein einheitliches E-Service-Portal:

• Ein vollautomatisches, flexibles Selbstbedienungszentrum zum Filtern, Auswählen und Herunterladen relevanter Steuer- und Prüfungsdokumente
• Ein einfaches und intuitives System für Apotheken zur Verwaltung von Rollen und Zugriffsrechten für Mitarbeiter und externe Mitarbeiter
• Von Apotheken beauftragten Wirtschaftstreuhändern könnte ein ausgewählter Zugang zu arbeitsbezogenen Daten und Dokumenten gewährt werden
• Geringere Gemeinkosten und höhere Effizienz für die pharmazeutische Gehaltskasse und die Apotheken durch ein sicheres, benutzerfreundliches Selbstbedienungszentrum
• Verwendung der ID-Austria (eID) zum Login ins Portal schafft eine vereinfachte Nutzbarkeit fr die Anwender

"Das vollautomatische Selbstbedienungszentrum steigert die Effizienz der Pharmazeutischen Gehaltskasse für Österreich und der Apotheken und bietet einen sicheren und benutzerfreundlichen Zugang zu Steuer- und Prüfungsunterlagen."

- Dr. Brigitte Wunsch - Geschäftsführerin

Fazit

Durch eine umfassende digitale Transformation, die die Zusammenführung, Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen für drei verschiedene Benutzergruppen beinhaltete, erreichte die Pharmazeutische Gehaltskasse ihre Ziele: höhere Effizienz, verbesserte digitale Erfahrungen und eine bessere Kontrolle über den Geldfluss. Durch den Einsatz moderner Technologien und agiler Methoden konnte das Projekt die Herausforderungen effektiv angehen und eine zukunftssichere und skalierbare Lösung liefern. Das vereinheitlichte E-Recruiting-Portal, der verbesserte Austausch regulatorischer Informationen und das flexible Self-Service-Center sind das erfolgreiche Ergebnis dieses Projekts, von dem sowohl der Pharmazeutische Gehaltsfonds als auch seine Nutzergruppen profitieren. ‍

All dies trägt zu einer Verringerung unseres kollektiven CO2-Fußabdrucks bei. Mit 1.400 Apotheken, die durch digitale Rezeptabrechnungen jährlich erstaunliche 252.000 Seiten Papier einsparen, und 700 Wirtschaftstreuhändern, die jährlich 126.500 Seiten einsparen, ist diese Lösung ein Beweis für das Engagement für eine grünere, nachhaltigere Zukunft.